Access là gì?

Access có tên đầy đủ là Microsoft Access, đây là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu giúp người dùng dễ dàng khả năng lưu trữ và quản lý thông tin. Phần mày này sử dụng Microsoft Jet Database Engine nên được ứng dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.Khi sử dụng Microsoft Access, người dùng có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin dữ liệu khi cần thiết và xuất file báo cáo nhanh chóng. Tương tự với Microsoft Excel, Microsoft Access cho phép bạn lưu trữ, xem và chỉnh sửa dữ liệu. Tuy nhiên, các chức năng của Access đa dạng với khả năng xử lý lớn hơn rất nhiều.

Các chức năng chính của Microsoft Access

Microsoft Access sở hữu đầy đủ các chức năng dễ dàng tạo và quản lý cơ sở dữ liệu nhờ giao diện thân thiện với người dùng, công cụ báo cáo và truy vấn mạnh mẽ, cũng như khả năng tự động hóa các tác vụ. Từ đó giúp người dùng có thể thể phát triển một hệ thống quản lý dữ liệu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt phần mềm còn có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin trạng thái bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm, thông tin đặt hàng,…

Xây dựng cơ sở dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Access có các công cụ báo cáo tích hợp, giúp bạn tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp dựa trên dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Công cụ này cho phép tạo biểu đồ, đồ thị và tóm tắt thông tin một cách dễ dàng.

Tạo liên kết giữa các bảng để truy xuất thông tin

Access sở hữu một trình truy vấn mạnh mẽ, cho phép bạn trích xuất dữ liệu cụ thể từ các bảng dựa trên tiêu chí do người dùng định rõ. Điều này bao gồm khả năng sắp xếp, lọc và tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau.

Xuất dữ liệu ra các định dạng tùy chọn Excel, CSV, Access, PDF

Bạn có thể xuất dữ liệu từ Access trong nhiều định dạng khác nhau. Bạn cũng có thể xuất một phần được lựa chọn từ dữ liệu hiển thị. Khi xuất bảng và truy vấn, bạn có tùy chọn xuất toàn bộ đối tượng hoặc chỉ xuất dữ liệu mà không có bất kỳ định dạng bổ sung nào.

Sử dụng VBA để tự động hoá quy trình và thiết kế báo cáo

Microsoft Access cho phép người dùng viết mã tùy chỉnh bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA). Như vậy, bạn có thể tạo các chức năng tùy chỉnh và tự động hóa các tác vụ phức tạp.

Dễ dàng chia sẻ dữ liệu

Phần mềm Access cho phép bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình với người dùng khác và kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu. Điều này bao gồm khả năng gán quyền cụ thể cho từng người dùng hoặc nhóm.

Các đối tượng trong Microsoft Access

Cơ sở dữ liệu của Access được tạo thành từ 4 đối tượng chính bao gồm:

Table - Bảng

Bảng được xem là xương sống và là nơi lưu trữ dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu. Chức năng chính của bảng là lưu trữ dữ liệu sẽ được sử dụng sau này cho các hoạt động hữu ích khác.Về giao diện, bảng có thiết kế gần giống với bảng trong Microsoft Word hoặc Microsoft Excel Spreadsheet. Sử dụng định dạng bao gồm các cột và hàng. Trong đó, mỗi cột sẽ có một tên trường ở trên cùng và mỗi hàng sẽ đại diện cho một bản ghi.

Queries - Truy vấn

Truy vấn tức câu lệnh yêu cầu tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu. Đây là một đối tượng hữu ích khi xem xét kích cỡ của nhiều cơ sở dữ liệu Access. Các truy vấn có thể sử dụng như sắp xếp, tính toán, nhóm, lọc, nối bảng, cập nhật dữ liệu, chèn hoặc xóa dữ liệu,…Tại Microsoft Access sử dụng ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu là SQL. Như bạn đã biết sức mạnh của ngôn ngữ này là vô cùng lớn.

Form - Biểu mẫu

Biểu mẫu cho phép người dùng nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mà không cần dựa vào bảng tính. Theo đó, lập trình viên có thể cài đặt biểu mẫu chỉ để hiển thị dữ liệu cần thiết. Biểu mẫu hiển thị dữ liệu từ chính bản lưu trữ và thực hiện các tác vụ cần thiết.Nói một cách đơn giản, biểu mẫu là một cách hướng dẫn mọi người sử dụng phần mềm thực hiện các thao tác khác nhau (như sắp xếp, thêm, hiển thị…) theo cách dễ nhìn hơn.Bạn cũng có thể lựa chọn làm việc trực tiếp trên bảng tuy nhiên trong trường hợp dữ liệu của bạn có kích thước lớn có thể gặp vấn đề khi xóa dữ liệu.

Report - Báo cáo

Trong Access, báo cáo là một đối tượng nằm trong cơ sở dữ liệu được thiết kế nhằm định dạng, tính toán, in và tóm tắt dữ liệu đã chọn. Báo cáo là được đánh giá dễ hiểu, dễ nhìn, linh động và có thể trình bày. Báo cáo có thể được sử dụng để xuất dữ liệu sang một thiết bị hoặc ứng dụng khác, chẳng hạn như máy in, fax, Microsoft Word hoặc Microsoft Excel.

Lý do nên sử dụng phần mềm Microsoft Access?

Phần mềm Access mang tới rất nhiều lợi ích thiết thực như:

So sánh phần mềm Microsoft Access và Microsoft Excel

Giống nhau

Microsoft Access và Microsoft Excel đều có chung mục đích sử dụng là lưu trữ dữ liệu. Và đều được phát triển bởi Microsoft.

Khác nhau

Bởi có chung mục đích sử dụng nên nhiều người vẫn nhầm lẫn Microsoft Excel và Access là một. Tuy nhiên đây là 2 phần mềm hoàn toàn khác nhau. Microsoft Excel là một tiện ích bảng tính được sử dụng chủ yếu cho các dự án riêng lẻ và thực hiện các phép tí...

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Microsoft Access

Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Access giúp bạn có thể nắm bắt và khai thác tính năng của phần mềm.

Tạo cơ sở dữ liệu trên Access

Nhập dữ liệu trên access

Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng

Tạo truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn

Tạo và dùng biểu mẫu trên Access

Tạo một báo cáo trên access

Hy vọng những chia sẻ trên đã kịp thời giải đáp cho câu hỏi Microsoft Access là gì? Và cung cấp thông tin hữu ích giúp người dùng tiết kiệm được tối đa thời gian xử lý dữ liệu khi vận dụng Access vào công việc.Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Smart Cloud